Question 1

Was ist icistaff und wofür wird es eingesetzt?

Accepted Answer

icistaff ist eine cloudbasierte SaaS-Plattform, die Hotels dabei hilft, ihre gesamte operative Arbeit auf einem einzigen digitalen System zu steuern. Die Plattform umfasst über 20 spezialisierte Module — von Housekeeping und vorbeugender Wartung über Gästewünsche und Minibar bis hin zu verlorenen Gegenständen, Energiemanagement und digitalen Inspektionen. icistaff läuft neben Ihrem bestehenden PMS, ohne es zu ersetzen, und schließt die operative Lücke zwischen Reservierung und dem täglichen Hotelbetrieb. Es ist sowohl für Boutique-Hotels als auch für große Resorts und Multi-Property-Gruppen ausgelegt.

Question 2

Wie unterscheidet sich icistaff von einem PMS?

Accepted Answer

Ein Property Management System (PMS) verwaltet den kommerziellen Betrieb: Reservierungen, Check-in/Check-out, Zimmerpreise und Abrechnung. icistaff übernimmt die operative Schicht dazwischen — Zimmervorbereitungsstatus, Arbeitsaufträge, Gästewünsche, Reinigungsaufgaben und Wartungsmeldungen. Beide Systeme sind komplementär: icistaff integriert sich per REST-API in Ihr PMS, sodass Zimmerstatusdaten bidirektional synchronisiert werden können. Kein Hotel muss sein PMS wechseln, um icistaff einzuführen.

Question 3

Welcher Support ist enthalten?

Accepted Answer

Alle icistaff-Pläne beinhalten E-Mail-Support sowie Zugang zu einem strukturierten Online-Hilfecenter mit Anleitungen, FAQs und Videomaterial. Professional- und Enterprise-Kunden erhalten erweiterten Support inklusive Live-Hilfe und definierten Reaktionszeiten; der genaue SLA-Umfang wird im Vertriebsgespräch geklärt. Beim Start begleitet unser Onboarding-Team die Konfiguration und Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Für Multi-Property-Gruppen steht ein dedizierter Ansprechpartner bereit.

Question 4

Für welche Hoteltypen ist es geeignet?

Accepted Answer

icistaff ist für jeden Hoteltyp konzipiert — von kleinen Boutique-Hotels bis zu Full-Service-Stadthotels, Resorts und internationalen Hotelgruppen. Dank der modularen Struktur starten kleine Häuser mit Kern-Modulen wie Housekeeping und Aufgabenmanagement, während größere Betriebe alle 20+ Module gleichzeitig einsetzen können. Multi-Property-Gruppen können mehrere Standorte aus einem zentralen Panel steuern und dabei jede Unterkunft individuell konfigurieren. Die Plattform skaliert mit dem Wachstum Ihrer Unterkunft.

Question 5

Wie wird der Preis ermittelt?

Accepted Answer

Die Preisgestaltung bei icistaff ist individuell und richtet sich nach Zimmeranzahl, ausgewählten Modulen und Vertragslaufzeit. Es gibt keine Einheitspreisliste, weil jede Unterkunft unterschiedliche Anforderungen hat — ein Boutique-Hotel mit wenigen Zimmern und zwei Modulen zahlt deutlich weniger als ein Resort mit dem vollständigen Modul-Set. Kontaktieren Sie das Vertriebsteam für ein Angebot, das genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Eine 14-tägige Testphase ist verfügbar.

Question 6

Wie wird Datensicherheit gewährleistet?

Accepted Answer

icistaff schützt alle Datenübertragungen mit SSL/TLS-Verschlüsselung; sensible Betriebsdaten werden mit verschlüsselten Speicherzielen verwaltet. Der Zugriff ist rollenbasiert: jeder Nutzer sieht und bearbeitet nur die Module, für die er autorisiert ist. Audit-Trails protokollieren alle Aktionen mit Zeitstempel für Nachvollziehbarkeit und interne Compliance. Die Ausrichtung an DSGVO-Anforderungen ist unser erklärtes Ziel; offizielle Zertifizierungsdetails werden nach Verfügbarkeit kommuniziert.

Question 7

Kann es mit unserem PMS integriert werden?

Accepted Answer

Ja. icistaff ist für den Betrieb neben gängigen PMS-Systemen konzipiert und integriert sich per REST-API sowie vorgefertigten Konnektoren. Die Integration ermöglicht die bidirektionale Synchronisation von Zimmerstatus, Belegungsdaten und Gästedaten zwischen PMS und icistaff. Der genaue Umfang jeder PMS-Integration hängt von den technischen Schnittstellen Ihres Systems ab und wird projektbezogen geprüft. Sprechen Sie das Vertriebsteam auf Ihr spezifisches PMS an, um Kompatibilität und Integrationstiefe zu klären.

Question 8

Wie lange dauert die Implementierung?

Accepted Answer

Für die meisten Hotels ist die Grundkonfiguration von icistaff in 1 bis 2 Wochen abgeschlossen. In dieser Zeit werden Ihre Abteilungsstruktur, Zimmerkategorien, Benutzerrollen und Workflows auf der Plattform abgebildet. Größere Häuser, komplexe Multi-Property-Gruppen oder Kunden mit umfangreicher PMS-Integration können je nach Onboarding-Umfang 3 bis 6 Wochen einplanen. Das icistaff-Onboarding-Team begleitet die Konfiguration und schult Ihre Teams für einen reibungslosen Start.

Question 9

Funktioniert es offline?

Accepted Answer

Ja. Die mobile icistaff-App für iOS und Android ist für den Einsatz in Bereichen mit schwacher oder keiner Netzverbindung ausgelegt — Keller, Liftschächte, unterirdische Parkhäuser oder Poolbereiche. Mitarbeitende können Aufgaben empfangen, Zimmerstatus aktualisieren und Arbeitsaufträge abschließen, auch wenn temporär keine Verbindung besteht. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, synchronisiert die App alle Offline-Änderungen automatisch mit dem zentralen System.

Question 10

Gibt es eine Testphase?

Accepted Answer

Ja, icistaff bietet eine 14-tägige Testphase an, damit Sie die Plattform unter realen Betriebsbedingungen evaluieren können. Der Umfang des Testzugangs — welche Module freigeschaltet sind und wie viele Benutzer einbezogen werden — wird gemeinsam mit dem Vertriebsteam abgestimmt. So stellen wir sicher, dass Sie die für Ihre Unterkunft relevantesten Funktionen testen. Kontaktieren Sie uns, um den Teststart zu vereinbaren.

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